Tantissime persone sostengono che l’emergenza Coronavirus cambierà il nostro modo di vivere. Da decenni non si vedeva una crisi entrare in modo così prepotente nella quotidianità di ciascuno di noi. Ribaltare certezze, sconvolgere punti fermi, spingere a reinventarsi.
Tutti siamo rimasti coinvolti: casalinghi, pensionati, studenti, genitori. E ovviamente lavoratori, dai liberi professionisti alle piccole società, dalle PMI alle grande aziende.
Una cosa di sicuro questa situazione ce l’ha insegnata: ovvero che prevedere è meglio.
La corsa ai ripari: smart working o telelavoro?
Osserviamo cosa è successo a migliaia di aziende ed enti pubblici in Italia: dal 23 febbraio c’è stata una vera e propria rincorsa al cosiddetto “smart working”, spesso con grosse lacune sul vero significato del concetto da parte di chi doveva metterlo in atto. O avrebbe dovuto farlo da molto tempo.
I telefoni di noi operatori dell’Information Technology hanno iniziato quel giorno (sì, era domenica) a suonare all’impazzata, a qualsiasi orario, per qualsiasi richiesta a volte addirittura fuori nostre competenze (no, ancora non possiamo salvare il mondo). Uno stato generale di gran confusione che grazie al cielo una forma mentis tecnica è in grado di affrontare.
E così abbiamo iniziato a correre di qua e di là, da clienti storici e nuovi, per attivare quello che loro chiamavano “smart working” e che noi chiamiamo “telelavoro”. E abbiamo notato idee molto poco chiare. Sì perché al contrario di quanto si pensa, per fare smart working non basta avere un computer collegato a internet. Per essere attuato il vero smart working necessita di una solida struttura tecnica e tecnologica che permetta di avere accesso al sistema aziendale per portare avanti le attività in modo efficiente, senza soluzione di continuità.
Lavoro da remoto. I requisiti per un’azienda davvero pronta
Come abbiamo risposto a livello operativo? Mettendo in campo tutta la nostra esperienza per andare incontro all’emergenza, con i migliori strumenti a disposizione che potessero supplire a una pregressa mancanza di cultura nel campo dello smart working.
I nostri clienti sono stati contenti e ancora oggi ci ringraziano. Ma ci fa piacere soprattutto una cosa: cioè che molti di essi abbiano visto questo momento delicato come un’opportunità per capire in che modo strutturarsi al meglio per il futuro. Perché correre ai ripari nel pieno di un’emergenza, l’abbiamo capito tutti, non è una soluzione vincente.
Cosa dovrebbe avere allora un’azienda che vuole operare in modalità smart working? Quali dotazioni e implementazioni richiede un efficace sistema di lavoro da remoto?
Accesso al sistema aziendale
Un discorso ampio che comprende tanti aspetti, tra cui la connessione a un server aziendale e l’accesso al cloud.
Tra gli strumenti in forte crescita spiccano i desktop virtuali, come ad esempio VMware Horizon 7, a nostro parere uno dei migliori: ovunque ti trovi, anche dal computer di casa o da uno smartphone / tablet, ti basta fare log in nel browser per trovarti nel tuo desktop virtuale aziendale con tutte le app che hai bisogno e l’accesso ai dati che ti servono.
Un grande vantaggio per i titolari d’azienda, che possono gestire i desktop dei propri dipendenti personalizzandoli in base al ruolo e alle attività svolte e allo stesso tempo vedere ridotte le esigenze hardware. E un grande vantaggio anche per i dipendenti, che hanno sempre disponibile il proprio strumento di lavoro multidevice (BYOD) e gestito da remoto, senza dover procedere con doppie installazioni “casalinghe”.
Il desktop virtuale garantisce inoltre molta più stabilità: ridondanza, backup, datacenter e server dedicati riducono drasticamente i rischi di guasti e perdite dati.
Documenti digitalizzati
Addio carta sulla scrivania: i documenti devono essere accessibili, dall’ufficio, da casa o in mobilità.
Tra i vari prodotti presenti sul mercato suggeriamo M-Files, software di archiviazione documentale ad alta intelligenza che sta rivoluzionando il modo di gestire le informazioni. Tramite l’uso di metadati e AI (artificial intelligence) M-Files unifica dati e contenuti in cartelle di rete (come SharePoint), servizi di condivisione e repository aziendali dell’organizzazione semplificando il lavoro di ogni collaboratore.
Sistemi di collaborazione tra team
Consigliatissimo l’uso di piattaforme di comunicazione tra membri del team come Microsoft Teams, per collaborare in modo efficace da più dispositivi.
Strumenti di videoconferenza
Non possono infine mancare client di videoconferenza, come il tradizionale Skype, Zoom o il più evoluto Cisco WeBex.
Il futuro è smart?
Lo smart working è il sistema del futuro? Chi lo sa: di sicuro in questa epoca storica le aziende che lo avevano precedentemente adottato sono riuscite a farsi trovare pronte e hanno avuto molti meno problemi nel garantire la continuità di servizi.
Noi ci crediamo, e forse dovresti farlo anche tu.
Per qualsiasi esigenza siamo a tua disposizione.